关于“持续复盘”你做对了吗?

2023-12-22 08:00:00
豹子头姐姐-明兰
原创
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复盘是指运用科学的方法,对组织、团队和个人过去一段时间的工作进行总结、反思与回顾的过程,帮助我们发现优势和问题,实现持续改进,为未来的工作和决策做好准备。复盘并不是敏捷团队所特有的实践,但是敏捷团队倡导要持续定期复盘,而不只是在重要的里程碑节点集中做大规模复盘。

复盘的意义

复盘创造了一个契机,让我们按下暂停键,从繁杂的工作中抽离出来,系统且有目的地进行总结、反思,发现并直面问题,共同讨论并产出改进计 划,帮助个体、团队和组织持续进化与成长,实现从优秀到卓越。

在 Scrum 框架中,规律性的复盘活动集中体现在冲刺回顾会议环节。冲 刺回顾会议是 Scrum 中非常重要以及必要的关键会议。在冲刺回顾会议上, 团队成员聚在一起,在信任和开放的环境中,反思并讨论在本冲刺内团队有 哪些工作方式可以继续,哪些需要停止和改变,每个人提出建设性反馈,团 队共同产出具体的改善计划。冲刺回顾会议充分体现了 Scrum 精髓中“两个 优化”中的“工作方式优化”,以及敏捷的第十二条原则“团队定期反思如 何提高成效,并依此调整自身的行为”。

除了每个冲刺结束后的冲刺回顾会议,团队复盘可以根据业务需求随时 发生,以确保团队及时检核与目标之间的差距,发现问题,共同找到解决方 案,持续改进业务流程和团队协作效率。复盘需要构建安全和开放的场域, 同时确保行动计划能够执行完毕。团队持续精心设计并跟进复盘产生的改进 措施,对敏捷团队持续提升绩效意义重大。

复盘实践

 B 公司非常重视复盘会议的设计、执行与跟进,各业务部门积极参与。复 盘会议的模式也被广泛复制并应用于业务的日常流程和场景中,促进业务绩效 的提升和团队的进化。一场高效的复盘会,不仅需要有改善计划的产出,还需 要营造积极开放的氛围,往往离不开以下 3 个关键流程——会议准备、会议进 程和会议跟进。下面将围绕这 3 个关键流程进行详细描述(见图 1)。


图 1 B 公司复盘会流程

1.会议准备

此流程有两项工作:原则把控和主题安排。

( 1 ) 复盘会议的原则把控。复盘会议的核心目的,是团队成员集思广益,实现团队协作和工作绩效的持续改善。根据敏捷团队的冲刺节奏,通常以两周为单位定期召集冲刺回顾会议。提前预留时间参与会议是团队成员需要共识的基本原则,这一原则也被正式写入团队的工作协议当中。当复盘会议与团队之外的其他会议发生冲突时,大家会依据工作协议,视敏捷团队的复盘会议为首要目标,积极协调、力争参会,形成了两周一次集中复盘的节奏,从而避免三天打鱼两天晒网,进一步强化团队的凝聚力和执行力。

( 2 )复盘会议的主题安排。为了保证聚焦,每次复盘都预先设定了明确的主题,必要时还会邀请团队成员提前浏览复盘主题安排的内容进行思考,或通过问卷调查输入想法,这些举措显著提升了会议效率和团队成员的参会体验。复盘一般分为“常规冲刺复盘”和“专题复盘”两种类型,根据上轮和本轮冲刺遇到的具体情况有针对性地选择主题。“常规冲刺复盘”通常围绕“团队在冲刺中做得好的方面和需要改进的方面”这类话题展开。

在复盘会议中,如果每次都重复相同主题,泛泛而谈,几个冲刺下来团 队成员会因为无话可说或话题重复,对复盘会的参与度和兴趣度明显降低。 为了解决这个问题,可以引入视觉引导的元素,贴合团队所处的项目阶段, 定制不同的热身主题。例如,本轮冲刺感受、敏捷原则和工作协议践行情 况、视觉引导的模板以及有针对性的问题清单等,激发团队成员思考并保持 参与的热情和兴趣。对于冲刺周期较长的项目,“重量级复盘”和“轻量级 复盘”会交替进行,以保持复盘会议的延续性和灵活性。这里的“重量级复 盘”是指复盘会议引导框架的问题更加全面,形式相对复杂,耗时 2 小时或 更长的复盘会;而“轻量级复盘”是指通过精简问题、提前发出小调研收集 反馈等方式,将时间控制在 30 分钟左右的复盘会。

除进行“常规冲刺复盘”外,团队也会对近期出现的障碍和大家关注的 热点问题及时进行“专题复盘”。在 B 公司,专题复盘的话题涉及协作中团 队障碍的清除、会议有效性的提升、与供应商协同的困难、团队超负荷的问 题等。复盘的话题需要与时俱进,有聚焦和有针对性地解决实际问题,为团 队绩效的提升和成长带来持久的价值。

2.会议进程

这一流程需要注意两个方面——会议引导与氛围打造、线上实践。

1 )会议引导与氛围打造

复盘会议的主持人需要注意通过引导手段营造人人平等、开放包容的场 域和氛围,在这样的场域中,团队成员能够畅所欲言,就事论事,不抱怨、不指责,有建设性地提出问题和行动建议,大家都关注在会议中产出有价值 的成果。在正式复盘会议开始前,主持人可以设计一个轻松的小的破冰活 动,例如,选择表情包展示最近一个冲刺周期的心情指数,输入体验关键词 等,帮助大家活跃起来,快速进入复盘状态。进入会议的主体环节后,主持 人根据本期主题选择合适的框架,鼓励团队成员畅所欲言。

引导复盘会议本质上是一个先发散后收敛的过程。以 B 公司某项目 第二个冲刺的“常规冲刺复盘”为例,主持人根据项目特点采用在线白板 Teamind a 工具设计制作了“赛车”复盘画布,如图 2 所示,共分为 5 个 板块。


图 2 B 公司冲刺复盘活动画布

( 1 )团队值得肯定的方面,在复盘画布上,用“为赛车提供的动力”作 为寓意。

( 2 )团队尚需改进的方面,在复盘画布上,用“赛车所遇到的阻力”作为寓意。

(3)预估可能存在的风险,在复盘画布上,用“需要防范的风险”作为寓意。

( 4 ) 清除障碍所需要的支持,在复盘画布上,用“跨越障碍的路桥”(求助)作为寓意。

( 5 )最想感谢的人和事(感恩)。

复盘的整个过程分为发散阶段和收敛阶段。在发散阶段,团队成员通过静默书写报事贴的方式,将自己的真实想法甚至顾虑以不记名的方式充分表达出来。发言和分享环节秉承“Yes ,and”原则,不对观点进行评判,确保 每一个声音都被尊重和听到。主持人在聆听的同时对卡片进行归类和整理, 对其中有疑问或不明确的细项进行澄清,并将大家提出的待改进点归类总结; 在收敛阶段,团队成员对待改进点进行投票,选出其中最紧迫的 2 ~ 3 项制 定行动计划,规划到未来的冲刺中进行改进。

B 公司通过团队群体共创,每一个团队成员的心声都被聆听,问题被及 时发现和解决,团队日常沟通效率有了显著提升。这些都充分体现出复盘会 的价值所在。

2 )线上实践

新冠疫情带来的高度不确定性也催生了公司积极引入和尝试各类线上引 导工具,包括 Teamind 、Conceptboard 、Miro 等。线上复盘画布开拓了创新 的解决方案,有效打破地域的阻隔,助力团队在不能进行线下相聚时仍有机 会通过线上渠道实现公开、透明的信息共享,彼此连接,实现团队共创。线 上平台提供多种敏捷定制模板,方便添加视觉元素,增加了会议的互动性和 趣味性;投票、计时、目录、导出等丰富的技术功能也助力了会议效率的显 著提升。

3.会议跟进

会议跟进即复盘会的行动计划与持续跟进。

要实现复盘会的终极目标,仅仅发现问题并提醒团队下次注意是远远不 够的。复盘会最重要的产出物就是经过优先级排序的、具体的、可以落地执 行的行动计划。为了闭环行动计划,团队对上面投票选出的前 3 个改进点制 定了具体的实施方案,包含谁、在何时完成何事,以及完成到何种程度方可 被认定为完成。例如,针对完成的定义( Definition of Done,DoD )和验收 标准( Acceptance Criteria,AC) 不清晰的问题,复盘会议上团队制定的行动 计划为:产品负责人在下一个冲刺前牵头撰写验收标准,并在计划会上与团队达成共识;针对站会效率低等问题,Scrum Master 即刻在看板上注明“站会灵魂三问”,团队成员自下一个冲刺期开始,遵守“灵魂三问”原则并互相提醒以确保专注进度更新,站会议题不延展、不跑题。这些行动计划项被直接放置在下一个冲刺的看板上,执行进展和成果将在下一个冲刺中被检核。通过紧密的跟进,团队成员在复盘环节提出的建设性反馈才能真正实现闭环,并产生价值和意义。这也促使团队形成一个积极、正向的反馈循环,让大家更有动力发现问题、提出问题、解决问题,持续提升绩效,从优秀走向卓越。

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