看板:可视化管理的有效工具

2023-12-26 08:00:00
豹子头姐姐-明兰
原创
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所谓可视化管理是将管理工作所需要的信息可视化在团队的工作区域,让每个人可见,使团队的工作流程更加直观,有效表达团队内部的信息,从而实现管理上的透明化。

1.为什么要可视化工作

人类的工作分为两种:知识性工作和非知识性工作。知识性工作指的是 运用知识、智慧、创意等,更加需要智力而非体力去完成的工作,如品牌设 计、设计、研发、销售、测试、客户服务、市场推广、财务管理、人力资源 管理、合规审计、法务审核、过程改善等;非知识性工作指的是简单重复的、 基本不需要动脑思考的、纯粹动手操作类的工作,这类工作的员工在接受了 培训后,主要依靠体力来完成工作,如搬运、保洁、送快递、工厂车间操 作等。

在非知识性工作领域,人们的工作容易可见,因为他们手上的工作对象是物理实体。比如,我们走进工厂里,非常容易看到工厂车间里正在加工的零部件有哪些,有多少,以及每个工人在做什么。相比于非知识性工作领域的工作,知识性工作领域的工作更加不可见。比如,我们走进一家企业的市场部,看到每个人都坐在计算机前,你并不知道每个人在做什么,也不知道 他们手上有哪些工作,因为他们的工作都在计算机里。有的人可能在答复客 户邮件,有的人可能在策划市场推广方案,有的人可能在和供应商打电话沟通报价。

在非知识性工作领域,工作的效率和产出质量易见。比如,我们很容易 用肉眼观察保洁员的工作效率和工作质量,因为他们清洁的对象就在我们眼 前。相比于非知识性工作领域的工作,知识性工作领域的工作效率和产出质 量更加不可见。比如,市场策划人员做一个策划可能花了 3 周的时间,最后 产出的质量也不尽如人意,但是过程中的产出我们不容易去干预,因为他的 策划过程并不可见。

因此,在知识性工作领域,我们有必要将那些不可见的工作可视化,并 采用一定的机制管理。可视化管理能带来以下 4 个益处。


  •  增进共识。可视化管理能够增进团队的不同成员,如业务、技术、 市场人员等对产品和服务有共同的认识和理解。
  •  任务清晰。可视化管理能够让团队每个人职责明晰、目标明确,从 而有助于每个人任务的完成。
  •  高效协同。可视化管理有利于问题的高效沟通和解决,从而减少不 必要的会议,提高效率。
  •  职责共享。在以上 3 点的基础上,可视化管理能够增进团队协作互 助,促进职责共享和主人翁意识,而非每个人只关注自己的工作。


2.  看板:可视化管理的有效工具

业务敏捷团队的看板设计模板如图 7-5 所示,它适用于任何类型的团队,不限于产品研发、财务、HR、销售、市场等,已被验证在各种类型的团队都有效。


图 1 业务敏捷团队的看板设计模板

此看板模板包括 3 个区域:目标与成果区、迭代执行区和团建区。目标与成果区包含以下内容。

( 1 )团队愿景。团队愿景是团队负责人与成员共同形成,具有引导与激 励团队成员的未来情景的意象描绘,对组织及个人未来发展预期达成未来意 象的想法,它会引导或影响组织及其成员的行动和行为。将团队愿景可视化 在看板上,可以有效培育与鼓舞团队所有成员提升职能,激发个人潜能,促 使成员竭尽全力。

( 2 )业务目标与结果。团队的业务目标是团队在一定期间内期望实现的 业绩结果。在 OKR 体系内,团队可以将 OKR 作为一段时间内的目标(敏捷 目标的制定见第 5 章)。可将目标以图形方式可视化在看板上,便于引导团 队汇聚所有的资源和精力,竭尽全力实现团队的 OKR。团队根据业务目标和 结果绘制出目标趋近图,可以直观地跟踪距离目标值的差距。

(3)路线图。路线图是团队为实现目标制定的战略性实施计划,包括实 现目标所需的主要步骤和里程碑,是一种从目标到行动的执行工具,帮助团 队思考如何实现其目标。在看板上用图形方式可视化路线图,有助于团队对 目标达成的过程形成共识,并通过设置里程碑对进度进行跟进,最终达成团 队目标。

( 4 )成果与产出。团队将工作过程中产出的交付物可视化在看板上,有 助于利益相关者理解团队的产出,从而增进彼此的信任。产出的交付物可以 是但不限于已经上线的产品功能、产品创设的原型、营销推广的文案等。

迭代执行区包括迭代看板、迭代目标、创新 / 改进想法和障碍区。其中,迭代看板将在下次详细介绍。下面只介绍迭代目标、创新 / 改进想法和障碍区这 3 个可视化要素。

( 1 )迭代目标。在 Scrum 框架里,迭代目标是在当前迭代中通过实现产品待办事项列表要达到的目标,它为团队提供指引,使团队明确构建增量的目的。迭代目标由产品负责人提出,由团队在迭代计划会议结束时承诺。迭代目标帮助团队成员聚焦,在每日站会时,团队成员审视迭代目标是否有达不成的风险。

( 2 )创新 / 改进想法。将日常工作中诞生的任何产品或服务创新的想法,需要强调的是,看板的设计不是一刀切的,各个团队应该设计符合自己 需求的看板。可以以本节介绍的看板模板作为起点,定制化设计适合自己的 看板;此外,看板不是一成不变的,而是一直在演进的,团队在看板应用的 过程中可随时调整看板的设计,以符合最新的需求。或者工作改进的想法,随时记录在便利贴上,张贴到看板上。若团队决定执行创新或者改进想法,则将其规划到迭代中执行。在看板上开辟这个区域,有助于创造创新和改进的文化。

(3)障碍区。将团队障碍可视化在看板上,有助于提升团队成员主动暴露问题的意识,并让团队负责人帮助团队及时移除障碍,让工作顺利开展。团建区包括以下内容。

( 1 )成员区。看板上开辟团队成员区,贴出每个人的照片,不仅让所有人知道团队有哪些成员,以及每个成员的角色,还能够增强团队的凝聚力。

( 2 )工作协议。工作协议是由团队共同商议并达成一致,需要遵守的一组规则、纪律和流程的组合。将工作协议可视化在看板上,有助于团队就工作协议达成共识并在工作协议的约束规则里工作,从而进一步促进团队的自组织和高效协作。

需要强调的是,看板的设计不是一刀切的,各个团队应该设计符合自己 需求的看板。可以以本文介绍的看板模板作为起点,定制化设计适合自己的 看板;此外,看板不是一成不变的,而是一直在演进的,团队在看板应用的 过程中可随时调整看板的设计,以符合最新的需求。


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