打造看板 : 枝间新绿一重重,小蕾深藏数点红

2023-02-16 08:00:00
尚君领
原创
1895
摘要:看板的设计思想不变,每个团队的看板各不相同。朱陆无异同,知行要合一。不管是敏捷还是精益,不管是瀑布还是Agile,最终我们追求的不是方法论,而是质量和效能,设计出来的看板能解决团队的问题就是好的看板。



文章是由翰德恩咨询看板学员尚君领独立创作完成~


为什么要打造看板。既然是看板方法,那么终归我们要打造一个属于我们自己团队的看板(大雾)。打造看板是为了实现可视化,为了实现透明,让工作中的需求、任务、缺陷等的状态可视化给整个组织。对于和领导者之间的关系而已,我们希望领导者能够信任团队,尊重团队,但是信任是相互的,团队将任务的可视化和透明化是信任的基石。对于团队内部来说,看板本身并不解决问题,但是看板可以暴露问题,让团队更容易发现瓶颈,从而采取行动移除障碍。可视化还可以让团队之间了解团队里其它人在做什么,依赖关系是什么,距离我们的目标还有多远。看板的用处这么多,当然要打造一个来试试!

哪些团队/项目需要打造看板。答案是所有的team。甚至是个人,甚至是育儿,甚至是生活,更不用说是工作了。一个人的看板听起来有点孤独,但是它也可以帮助自己树立自己的目标,任务和状态,比如为了准备一场考试,就可以用一个看板来跟踪自己的学习,复习,备考的整个过程。翻译一本书,带孩子学习钢琴,看板都是一个好的工具。工作中更是如此,不管瀑布还是敏捷,Scrum还是Kanban,一个好的看板都可以让我们的工作变得更清晰可见,所以这的文章虽然是学习精益的笔记,但是讨论范围并不限于精益看板方法,毕竟即使没有WIP限制,一个可用的板子依然可以给予我们可观的收益。

物理板还是电子板。对于以前没有使用看板的组织来做,打造一个看板比较容易问的一个问题就是应该使用物理板还是电子板。其实对于实现前面所述可视化的好处来说,物理板和电子板并没有什么区别,不过依然有一些建议。对于一个小的组织或者大组织的一个团队尝试看板来说,物理板是一个很好的选择,因为它开始的成本非常的低,一个白板甚至一个玻璃墙,白板笔再加上即时贴就可以开始启用看板了,是不是非常简单?一个新事物开始的门槛越低,成本越低,就意味着越容易启动,反之则由于担心学习成本和沉没成本而不能轻易开始。物理板还可以带来更强的仪式感,因为一个实物的板子可以放在团队办公区域中,daily meeting的时候大家可以围绕在板子周围去查看移动任务,仪式感可以带来更好的参与感和促进团队协作。物理板也有其不好的一面,就是不容易保留历史数据,燃尽图和其它效能度量所需要的数据只能靠团队手工记录,事实上一旦靠手工记录的数据就比较容易失真或者不全。而电子板则可以解决物理板的缺点,在疫情期间,由于远程办公成了刚需,电子看板的优越性前所未有的变大,因为以前我们强调有一个团队最好能做到一起办公,但是现在异地办公成了越来越多的场景,时代的变化也造成了对于工具选择的变化。电子板好处很多,尤其是相对比较大的组织,因为大组织对于数据的要求会高一些,能够自动生成报告是电子看板的优势所在。另外如果我们需要构建多级看板,电子看板比较容易看到不同级别看板之间的关系。但是坏处就是daily meeting的时候我们需要找一个投影设备,不是所有的团队都拥有足够的硬件配置,会议室和投影的限制会影响在固定时间固定地点开daily meeting的诉求。同时对着电子看板同步进展,需要一个人来操作,相对于物理板而言,更容易变成汇报。所以使用何种工具,完全取决于团队的当前状态和诉求,并没有好坏,只有是否合适。


打造一个看板。用几个例子来说明常用的看板设计方式。

第一个例子就是一个最常见的Scrum使用的看板,用的工具是禅道。一般是三列,分别是“New”,“In Progress”和“Done”,这里还加了一个“Blocked”用于记录意外阻塞的task。用列来区分task分别处于是还没有开始做,正在做还是已经完成的状态。行则是US,每个US一行,按照优先级自上而下排列。这样的看板简单明了,不管是电子板还是物理板都容易上手,用于Scrum team可视化每个Sprint,开展日常工作是够用的,进一步的优化可以根据组织的实际情况来考虑修改。比如更多的列:“Design”、“Review”、“QA”等,行,可以增加诸如“Legacy Issue”, “Improvement”,等以反映团队的实际工作。如果是物理看板,还可以在看板上贴上“团队公约”、“DoD”、“团队成员”等等各种需要被透明可视给整个团队的信息。

 

 

第二个例子是一个短期项目使用的看板,使用的工具是Trello。实际上在该项目中并没有按照任何一个敏捷框架在工作,既不是看板方法也不是Scrum,但是依然使用了看板来做项目的可视化管理。Trello是个非常简单的工具,几乎可以等同于白板墙加便签使用,如果想用的功能复杂一些,需要自己安装部分插件。可以看到这依然是一个简单设计的看板,基本的状态区分任务的状态,因为没有泳道,用不同的颜色来区分不同的需求。看板的最左边一列则是需要透明可视给团队的项目相关信息:“里程碑”、“公约”、“Weekly Update”以及“利益干系人”等。这样的一个简单看板,同样可以实现需求管理、任务跟踪、状态同步等项目管理的需要。

 

第三个看板则是我自己在看板方法的学习中设计的一个看板。这个看板的设计基本上遵循了精益看板方法的设计思想。

 

列的设计。设计这样一个看板,首先要做的就是绘制价值流图。价值流图的内容在“价值流映射”一文中有详细的说明,在这里不再描述。绘制出来的价值流图可以告诉我们在日常工作中从需求到交付一共有多少工作过程,然后根据组织的分工,使用这个看板的团队可以控制的过程是哪些,这些内容就决定了看板的“列”。

行的设计。行也就是所谓的泳道,根据业务的不同,来划分不同的泳道。比如按照类似Scrum那样,用不同的US来划分,或者按照release来划分(每个release就是一个泳道),或者按照不同的工作性质来分(比如新功能、缺陷修复、技术预研),或者按照不同的团队来划分(多团队看板)等等,只要符合团队的需要就可以。上面的看板中第一行画出来一个VIP泳道,原因是实际工作中经常会有优先级很高的任务被临时插入,为了控制节奏,提高可预测性,给这类需求单独画出了一条泳道予以管理。

WIP限制。上图中每一列都有一个数字,这就是给每一列设置的WIP,关于WIP限制的原因和方法,已经在“限制在制品”一文中有详细的说明,不再赘述。

拉动系统。看板方法的一个核心机制就是拉动,那么发起拉动的信号是什么呢?右侧的任务数小于WIP以后就可以将左侧的任务拉过来?并不是,上图看板上每一列下面都一个绿色的便签,上面就是该列的DoD,也就是右侧的DoR,是可以发起拉动的信号。只有满足该条件的左侧任务,才可以被拉动到右侧,以满足质量的需求。

优化流动。精益的原则之一就是流动,看板的设计也围绕着如何让价值更快的流动起来。其中有两个需要注意的地方。一个是在某些列中设置buffer,上图看板(实际使用中的也是)中某些列会分为“In Progress”和“Done”,有的并不会,这是实际工作里调整的结果,一般是瓶颈前的缓冲。如果没有这个Done,那么其实是最理想的,可以减少WIP,也就是看起来最精益。但是由于有变异性的存在,也就是任务不是那么平滑,会导致价值流动断断续续的。比如测试一旦结束,就需要被拉走,但是有可能验收没空,测试就阻塞了。然后就流动不起来了。设一个“Done”的缓冲区,可以让流动平滑,增强可预测性。但是增加了WIP数量,牺牲了前置时间。所以这个缓冲要权衡设置。另外在看板的底部设置了“停车场”,把blocked的问题放到这里,也是同样的道理,避免阻塞需求的正常流动。

其它信息。看板上还可以有其它任何我们认为必要的信息,一个例子就是上图看板上的“我们是谁”,将团队的成员头像放到这里,有的公司还会把成员的头像做成磁力贴,当成令牌用于领取任务,令牌没有了也就不可以再去拿新的任务,头像磁力贴的个数,也是一种意义上的WIP限制。

总结:看板的设计思想不变,每个团队的看板各不相同。朱陆无异同,知行要合一。不管是敏捷还是精益,不管是瀑布还是Agile,最终我们追求的不是方法论,而是质量和效能,设计出来的看板能解决团队的问题就是好的看板。


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