领导整天要效率,你万万想不到,制约团队效率最大的障碍竟是它

2020-11-29 15:30:00
豹子头姐姐
原创
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摘要:影响团队效率的因素有很多,工作流程太冗长、使用的工具不稳定、人的能力不行导致上手慢甚至出错,团队沟通不顺畅等等。所以我们要尽可能的避免一些情况的发生提升我们的效率。
影响团队效率的因素有很多,工作流程太冗长、使用的工具不稳定、人的能力不行导致上手慢甚至出错,团队沟通不顺畅等等。但是,对团队效率造成阻碍性影响的,莫过于阻塞(Blocker )本身。阻塞就像水流动过程中遇到了石头,严重影响了水流的速度。软件工程大师Uncle Bob大叔曾经给过最高指示:

“Never Be Blocked!”

对于阻塞的处理很多团队采取被动等待的方式,等到阻塞发生后才紧急采取措施,其实可以按照以下四个步骤更加主动地管理阻塞。

一、第一步:预防阻塞的产生

很多阻塞本质上是由于需求分析或计划不细致,导致在需求启动开发后发现进行不下去。从以下几个方面着手,可以最大程度地预防阻塞:
  • 在工作项拉入到看板的就绪队列之前,产品负责人要与团队一起做需求梳理,团队分析需求实现的风险、外部依赖、所需的资源,包括硬件和软件资源。
  • 如果有些需求需要外部提供组件或资源,团队与对方确认计划后再拉入到看板的就绪队列中。
  • 在每日站会上,重点关注已经识别出依赖和风险的工作项,跟踪所依赖的资源或组件的就绪情况,督促对方在约定的时间内提供。

二、第二步:暴露阻塞

如果团队看不到阻塞,就只能闭上眼睛假定一切安好,因此一定要对阻塞可视化。在看板上可视化阻塞有两种方式。
一种方式是在工作项上标识阻塞,用一张特殊颜色的小卡片作为阻塞卡,记下这个工作项停滞的原因。

?常见疑惑:阻塞卡以及被阻塞的工作项是否受在制品限制的约束?


答:由于阻塞卡是工作项阻塞的原因,本身不承载价值,因此不属于在制品。而被阻塞的工作项属于在制品,因此需要受在制品限制的约束,从而督促团队对阻塞高度重视。

另一种可视化阻塞的方式,是在看板上单独开辟一列“阻塞列”,被阻塞的工作项都放到此列管理,如图中某团队看板上的“Block”列。
 

这种可视化方法更加凸显了阻塞的工作项。但缺点是由于没有限制阻塞的在制品,导致阻塞的工作项无限堆积。因此下图这种可视化方式更好一些,将阻塞列单独可视化,并限制了阻塞列的在制品个数。

三、第三步:跟踪和解决阻塞

在每日站会上,团队重点关注如何解决阻塞工作项。如果被阻塞的工作项属于高价值工作,就需要调动一切可以调动的力量和资源,必要的时候还应该向管理层求助来解决阻塞。

四、第四步:事后回顾

被阻塞的工作项的周期时间一般会比较长。在团队的交付评审会议上,大家回顾阻塞产生的根本原因,讨论下次如何避免。

案例:

下图是一个国外咨询案例,在交付评审会议上,团队将一段时间以来的阻塞卡集中到一起并分类。阻塞卡分成了两大类:由于外部条件造成的阻塞和由于内部条件造成的阻塞。每个大类又依据阻塞原因分了几个阻塞模式。分类后,团队就阻塞卡最多的几个模式讨论:为什么这么多阻塞问题聚集为一个模式?它们的根本原因是什么?怎么做才能从根本上预防这类模式的阻塞?

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